アパートやマンションなど賃貸物件を借りる際には、オーナーとの間で賃貸借契約を締結するのが一般的です。
この賃貸借契約の際は、印鑑証明のほか住民票や収入証明書など必要書類の提出を求められることをご存じでしょうか。
今回は、これらの書類が必要になる理由などについて解説いたしますので、賃貸物件を探している方はお役立てください。
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賃貸借契約を締結するときの必要書類～印鑑証明
ここでは、アパートやマンションなどの賃貸物件を借りるときに、賃貸借契約の締結にあたって印鑑証明が必要になる理由などについてご説明します。
印鑑証明とは
印鑑には、実印のほか認印、銀行印、訂正用の印鑑などがありますが、不動産に関する契約においては実印を用いるケースが多数を占めています。
入居者においては認印でも許される可能性があるのに対し、連帯保証人に関しては実印の押印を求められるとともに、印鑑証明の提出が必要になるでしょう。
印鑑証明とは、市区町村が発行する印鑑登録証明書を指しており、実印を証明する公的な書類です。
住民登録している市区町村の窓口へ行って、実印と運転免許証などの身分証明証を持参したうえで印鑑登録を申請すると、事務処理後に印鑑登録証が発行されます。
印鑑登録証によって印鑑証明の発行を申請すると、印鑑登録証明書を受けられる仕組みになっています。
なお、印鑑登録の手続きに時間を要する点に注意する必要があり、連帯保証人が印鑑登録しているか確認しておきましょう。
必要とされる理由
賃貸借契約における連帯保証人は、賃借人が家賃や退去の際に発生する原状回復費用を支払えなかったり、トラブルを起こしたりするときに責任を負う役割を担います。
賃貸物件を運営するオーナーにとって、連帯保証人の存在は重要であり、不測の事態における保険になります。
賃借人が家賃を滞納したときには、連帯保証人は賃借人に代わって賃借料を支払わなければなりません。
ところが、オーナーが責任をとってもらおうとして連帯保証人へ連絡しても、連帯保証人を引き受けていないと主張される事例があります。
賃貸借契約書に実印を押印したうえで印鑑証明書により実印を確認しておくと、契約の信ぴょう性を高められます。
賃貸借契約を結ぶときに印鑑証明の提出を求められるのは、オーナーの安心感を確保するのが大きな目的です。
銀行印が必要になるケース
賃貸借契約を結ぶときに、賃借人の銀行印が必要になるケースがあります。
銀行印を求められるのは、家賃の支払いを口座引落しによって取り扱うケースです。
家賃の支払い方法は物件によって異なりますが、金融機関の口座から引落す方法は、支払う際の手間を軽減できる点で一般的に採用されています。
賃貸借契約を結ぶ前に、不動産会社に対して家賃の支払い方法を確認しておくと良いでしょう。
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賃貸借契約を締結するときの必要書類～住民票
住民票は、多くの方が一度は手にした経験があるかもしれません。
ここでは、賃貸借契約の締結にあたって住民票が必要になる理由などについてご説明します。
住民票とは
住民票は、出生したときに居住する住所地の市区町村に出生届を提出すると同時に住民登録され、住民登録されている情報に基づいて発行される書類です。
住民票には、家族全員の情報が記載されている謄本と家族の一部に関する情報が記載されている抄本があり、賃貸借契約を結ぶときに求められるのは賃借人に関する抄本です。
なお、居住地を変更する際には転居届などを提出し、新たな居住地における情報によって住民票が発行される仕組みになっています。
進学や就職する際に住民票を異動していないケースがみられますが、基本的には引っ越してから14日以内に住所の移転について届け出なければなりません。
手続きを怠ったときには5万円以下の罰金が課せられるなど、法律違反に問われる可能性があるため、注意しましょう。
住民票が必要なときには、運転免許証やパスポート、マイナンバーカードなどを持参して、住民登録している居住地の市区町村窓口で申請することで入手できます。
また、住民登録している居住地に関わらず、全国どこの市区町村でも手続きが可能です。
さらに、住民登録している居住地においてはコンビニエンスストアでも交付されており、早朝や深夜、土日祝日でも取得できます。
出張や忙しいなどの理由によって自分で交付申請できないときには、委任状を提出すると代理人でも申請が可能です。
必要とされる理由
不動産会社は、なりすましによる賃貸借契約を防ぐうえで、賃借人に関する身元確認を厳重におこなう必要があります。
運転免許証などには現住所しか記載されていませんが、住民票には前住所や世帯主なども記載されており、本人確認書類で示されている情報と照合する際に役立ちます。
なお、住民票の使用期限は定められていませんが、月日が経過している情報では現状を把握する用を足しません。
このため、不動産会社からは発行から3か月以内のものを提出するよう求められるでしょう。
マイナンバー
住民票には希望によってマイナンバーを掲載してもらえますが、賃貸借契約においてマイナンバーは不要です。
マイナンバーは重要な個人情報であり、不動産会社から受け取りを拒否される可能性があります。
住民票の提出にあたっては、マイナンバーが記載されていないものを用意しておくのが得策です。
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賃貸借契約を締結するときの必要書類～収入証明書
ここでは、賃貸借契約の締結にあたって収入証明書が必要になる理由などについてご説明します。
収入証明書とは
アパートやマンションなどの賃貸物件への入居を申し込むと、不動産会社から収入証明書の提出を求められるのが一般的です。
ただし、市区町村などでは収入証明書と呼ばれる書類を発行していません。
不動産会社が収入証明書と呼んでいるものは、市区町村によって発行してもらえる所得証明書、課税証明書、所得・課税証明書などを指しています。
このほか、勤め先から発行される源泉徴収票や給与支払証明書も収入証明書に該当します。
源泉徴収票は毎年12月に配布される書類であり、給与支払証明書は勤め先に依頼すると発行してくれるでしょう。
自営業やフリーランスの方は、確定申告書の写しを収入証明書として利用しても問題ありません。
必要とされる理由
収入証明書は、賃貸借契約を締結する前の申し込み段階で提出を求められるでしょう。
オーナーは、入居希望者に対して家賃の支払い能力や人格などを審査し、賃貸物件の健全な運営を目指しています。
収入証明書は、入居希望者の審査において家賃の支払い能力を判断する資料として活用されます。
収入の基準は物件によって異なりますが、月収の3分の1以内や年収の36分の1以内の家賃の物件のときには審査を通過できるでしょう。
ただし、収入が安定していない方に対する審査は厳しくなる傾向があり、前年度の年収のみの基準では通らない可能性があるため注意してください。
また、賃借人が家賃や退去の際にかかる原状回復費用を支払えないときに、入居者の代わりに賃借料を支払う連帯保証人に関しても、収入の状況を確認されるケースがあります。
連帯保証人にも、所得証明書や源泉徴収票などの収入証明書を準備してもらうよう依頼しておきましょう。
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まとめ
賃貸物件を借りるときには、住民票など、さまざまな必要書類の提出が求められます。
書類のなかには、入手するのに時間を要するものもあります。
気に入った物件をみつけたときには何を用意する必要があるか確認し、早めの準備を心がけましょう。
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